วิธีจัดการงานยุ่งๆ ด้วยกระดาษแผ่นเดียว

เคยมั้ย จู่ๆ ตารางงานที่แน่นอยู่แล้วก็ถูกจู่โจมด้วยนัดหมายสำคัญ งานยิบงานย่อยที่เข้ามาแทรก งานด่วนที่ไม่สามารถจะด่วนไปกว่านี้ได้อีก งานเก่าก็วิ่งกลับมาให้ต้องแก้ซ้ำ ทำเอาตารางานที่เคยคิดว่าแน่นแล้ว กลายเป็นแน่นยิ่งกว่า แน่นได้อีก!

ร้ายกว่านั้นก็คือ ทุกอย่างประดังประเดเข้ามาจนคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นทำอะไรก่อนดี

มาทางนี้เลยครับ เรามีเครื่องมือดีๆ ที่จะช่วยให้คุณจัดการตารางงานอันยุ่งเหยิงให้เรียบง่ายได้ด้วยกระดาษแผ่นเดียว!

ก่อนอื่นมาเตรียมอุปกรณ์กันก่อนครับ

1.      กระดาษ A4 แบ่งครึ่ง (A5)

2.      ปากกาสีเขียว (บังเอิญผมไม่มีสีเขียวเลยขอใช้สีดำแทนละกันนะครับ)

3.      ปากกาสีแดง

4.      ปากกาสีน้ำเงิน

 

เตรียมตัวกันเรียบร้อยแล้วก็มาเริ่มกันเล้ย

1.      วางกระดาษในแนวนอนแล้วตีตาราง 4*4 ช่อง ด้วยปากกา “สีดำ”

2.      ใช้ปากกา “สีดำ” เขียนวันที่ และ "เรื่องที่ต้องทำวันนี้" ลงในช่องมุมบนซ้าย 

3.      จับเวลา 2 นาที

4.      ใช้ปากกา “สีน้ำเงิน” เขียนเรื่องที่ต้องทำวันนี้ของคุณลงในช่องที่ว่างอยู่อย่างอิสระ (คิดอะไรออกก็เขียนๆ ไปเลยครับอย่ากังวลอะไรทั้งสิ้น)

 

ถ้าหากว่าหมด 2 นาทีแล้วยังเขียนไม่เสร็จจะเพิ่มเวลาอีกนิดหน่อยก็ได้ครับ หรือถ้าคิดว่าเขียนได้ครบถ้วนแล้วแต่ยังเหลือช่องว่างอยู่จะปล่อยทิ้งไว้ไม่ต้องเติมก็ได้เช่นกัน เพราะที่สำคัญที่สุดคือคุณได้เรียบเรียงเรื่องที่กำลังครุ่นคิด กังวลใจออกมาเรียงให้เห็นได้อย่างชัดเจน

5.      หยิบปากกา “สีแดง” ขึ้นมาวาดวงกลม ล้อมรอบคำตอบที่ “สำคัญเป็นพิเศษ” เลือกได้ไม่เกิน 3 เรื่องนะครับ

(อ่าว... ลืมถ่ายรูป)

6.      ใช้ปากกา “สีแดง” วาดสามเหลี่ยม ล้อมรอบคำตอบที่ “ไม่ทำวันนี้แล้วจะเป็นปัญหา” เลือกได้ไม่เกิน 3 เรื่องเช่นกันครับ แต่จะเลือกซ้ำกับเรื่องที่วาดวงกลมไปแล้วก็ได้

7.      ใช้ปากกา “สีแดง” วาดสี่เหลี่ยม ล้อมรอบคำตอบที่ “ปล่อยไว้แล้วจะเป็นปัญหา” เลือกได้ไม่เกิน 3 เรื่องเหมือนเดิม เลือกซ้ำได้ครับ

8.      เท่านี้ก็เสร็จแล้ววว อันไหนซ้ำจัดการอันนั้นก่อนเลย แต่ถ้าของใครไม่ซ้ำกันเลยก็ให้เลือกทำเรื่องที่วาดสามเหลี่ยมก่อนครับ

 

พองานมากมายที่รกรุงรังก็ถูกจัดระเบียบ เรียงลำดับความสำคัญเสร็จเรียบร้อยแล้ว ทีนี้ถึงจะมีงานมากมายแค่ไหน แต่อย่างน้อยเราก็จะเห็นภาพแล้วว่าควรจะต้องเริ่มจากจุดไหนก่อนดี ตารางนี้นอกจากจะใช้จัดระเบียบงานที่เยอะแยะแล้ว ยังใช้เรียงลำดับงานที่ซับซ้อนได้ด้วยนะครับ เอาไปลองใช้รับรองไม่ผิดหวัง

ตารางที่ยอดเยี่ยมนี้ถูกเรียกว่า “excel 1” ครับ ผมไม่ได้คิดเองแต่อย่างใด แต่เอามาจากหนังสือที่ชื่อว่า “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” ผลงานของคุณอะซะดะ ซุงุรุ ครับ

ท่านใดติดใจเทคนิคดีๆ มีประโยชน์แบบนี้ตามไปซื้อกันได้ที่สำนักพิมพ์ Welearn นะครับ ในเล่มยังมีเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้นอีกหลายอย่าง ควรค่าแก่การมีไว้ในครอบครองครับ